Données personnelles : Ces données désignent toute information concernant un individu et permettant d'identifier cette personne.
Vos données personnelles et la protection de la vie privée sont importantes pour nous.
Nous nous engageons à sauvegarder vos données personnelles et à protéger votre vie privée.
Cette politique de protection des données explique comment nous y parvenons en décrivant les points suivants :
Nous avons établi la présente politique de protection des données dans un format hiérarchisé pour vous permettre de cliquer individuellement dans les zones spécifiques mentionnées ci-dessus plutôt que de devoir les faire défiler.
Si vous cliquez sur les sections mentionnées ci-dessus, un avis succinct expose « en un coup d'œil » les informations-clés relatives à cette section. Vous pourrez élargir davantage cette section pour plus de détails.
Cette politique de protection des données s'applique aux :
Sauf mention contraire, nous référons aux groupes d'individus ci-dessus collectivement par « vous ». Cette politique de protection des données remplace toute politique de protection des données publiée précédemment par Ekkiden.
Tout avis ou toute déclaration concernant les données, la protection des données, le traitement équitable et/ou la vie privée que nous pouvons publier au moment de la collecte des données personnelles vous concernant sera conforme à la présente politique de protection des données. Ils ne sont pas destinés à quelque autre utilisation.
Nous pouvons être amenés à modifier la présente politique de protection des données pour y apporter des modifications relatives à des évolutions législatives ou de nos activités de traitement des données personnelles et de nos pratiques en matière de protection des données.
Nous vous encourageons à contrôler la présente politique de protection des données pour y lire toute modification lors de votre visite de notre site Internet, car les modifications ne vous seront pas toujours notifiées.
Il est important que les données personnelles que nous détenons vous concernant soient exactes et actuelles. Nous vous invitons à nous informer en cas de modification de vos données personnelles survenant au cours de notre collaboration.
Nous sommes le groupe d’entreprises Ekkiden détenu par la société Ekkiden Group (entreprise n° XXXX), située Avenue Louis-Casaï 18, 1209 Geneve, Suisse.
Nous procurons des services de conseil technologique spécialisés en recrutant des candidats à titre permanent, dans les domaines organisationnels ou technologiques dans des projets IT/Digital et Industriels/scientifiques dans le monde entier.
Nous serons généralement le principal contrôleur de vos données personnelles. Faisant partie d'un groupe d’entreprises impliquées dans la fourniture des services décrits ci-dessus, d'autres entreprises que nous contrôlons entièrement peuvent toutefois être le contrôleur de vos données personnelles à notre place.
Nous vous communiquerons quel membre du groupe d’entreprises est le contrôleur de vos données personnelles en temps utile. Sauf communication expresse contraire, la société Ekkiden Group est le contrôleur de vos données.
Cette politique de protection des données est publiée par la société Ekkiden Group pour le compte de tous les autres membres du groupe d’entreprises Ekkiden et Elca Informatique SA, et ne s'applique que dans le cas où de tels membres agissent en qualité de contrôleur de vos données personnelles.
Il sera désormais référé au contrôleur des données applicable par « nous », « notre », « nos » dans la présente politique de protection des données.
Dans certaines circonstances, la société Ekkiden Group ou d'autres membres du groupe agiront pour le compte d'un client pour traiter les données plutôt qu’en tant que contrôleur des données. Par exemple, lors du traitement des réponses après un entretien ou des feuilles de présence.
La politique ou la déclaration de protection des données du client s'appliquera dans de telles circonstances et NON PAS la présente politique de protection des données.
Lorsque nous serons chargés du traitement des données, nous vous référerons au contrôleur des données applicable et à sa politique de protection des données pour toute question.
Nous avons désigné un responsable de la protection des données (angl. Data Protection Officer) (DPO) qui est responsable de superviser les questions relatives à la présente politique de protection des données.
Pour toute question à propos de la présente déclaration de protection des données, y compris pour toute demande d’application de vos droits légaux relatifs à vos données personnelles, veuillez contacter le DPO en utilisant les coordonnées figurant ci-dessous.
Vous pouvez nous contacter et contacter notre DPO pour toute demande relative aux données ou pour toute réclamation concernant le mode de traitement de vos données personnelles en utilisant les coordonnées ci-dessous :
Si vous souhaitez demander l'accès à vos données personnelles ou l’effacement de vos données personnelles, veuillez utiliser les coordonnées ci-dessous :
Le contrôleur de données applicable sera entièrement impliqué dans la collecte et le traitement de vos données personnelles. Les tiers suivants peuvent cependant être impliqués :
Données personnelles signifie « toute information relative à un individu identifié ou identifiable ».
Par conséquent, cela n’inclut pas les données dont l’identité a été retirée (données anonymes).
Nous collecterons et traiterons, utiliserons, conserverons, partagerons et transférerons (appelé généralement traitement) les différents types de données personnelles vous concernant, mentionnés sous le nom de la catégorie d'individus qui s'applique à vous. Veuillez noter que, même si un type de données peut être collecté, cela ne signifie pas qu'il est collecté ou conservé.
Dans certains pays, nous devons nous abstenir de traiter certaines des données personnelles ci-dessous.
CANDIDATS :
UTILISATEURS DU SITE INTERNET :
RÉFÉRENTS et PERSONNEL DE L’ENTREPRISE :
Concernant uniquement les candidats et les utilisateurs du site Internet, nous traitons aussi les types de données suivantes :
Nous ne collectons pas intentionnellement les données personnelles relatives aux enfants.
CANDIDATS :
Généralement, nous collectons les données personnelles directement de vous. Par exemple, nous collectons toutes vos données personnelles quand vous :
Nous utilisons aussi les canaux suivants pour collecter vos données personnelles :
Tiers
Nous obtiendrons votre consentement pour contacter de tels tiers afin de collecter ce type de données personnelles. Vous devriez avoir reçu un formulaire de consentement pour nous autoriser à cet effet. Veuillez nous contacter si vous n’avez pas reçu le formulaire de consentement.
UTILISATEURS DU SITE INTERNET : nous collecterons toutes vos données personnelles par l’intermédiaire de nos prestataires de service tiers, tels que Google Analytics, Hubspot, Recruiterflow et d'autres regroupeurs d’emplois.
Nous pouvons collecter automatiquement vos données techniques pendant que vous utilisez nos sites Internet. Nous collectons ces données personnelles en utilisant des cookies, journaux de serveur et d'autres technologies similaires.
Vous pouvez recevoir aussi des données techniques vous concernant si vous visitez d'autres sites Internet utilisant nos cookies.
Veuillez consulter notre Politique des cookies pour en savoir plus.
RÉFÉRENTS : nous collecterons toutes vos données personnelles d'un référent.
PERSONNEL DE L’ENTREPRISE : nous collecterons vos données personnelles directement de vous, excepté si vous avez déjà été un candidat pour lequel nous avons déjà collecté des données personnelles dans le cadre d’un process de recrutement.
Le fait de ne pas nous fournir certaines informations peut nous empêcher de vous fournir les services.
Nous vous expliquerons clairement quelles données personnelles sont optionnelles et quelles données personnelles sont nécessaires à notre travail avec vous.
Nous utiliserons vos données personnelles uniquement quand la loi nous y autorise. Généralement, nous utilisons vos données personnelles dans les circonstances suivantes :
Nous avons décrit à la section 13a ce que nous faisons spécifiquement avec vos données personnelles et notre justification légale pour procéder ainsi.
Nous avons fourni quelques exemples généraux de l’utilisation de vos données ci-dessous.
CANDIDATS : vos données personnelles sont collectées et traitées par nos soins afin de :
UTILISATEURS DU SITE INTERNET : vos données personnelles sont collectées et traitées par nos soins afin de :
En fonction des modes de contacts préférés et sélectionnés, nous communiquerons avec vous par courrier, téléphone, SMS, e-mail ou d'autres moyens électroniques tels que les médias sociaux et numériques. Nous pouvons utiliser vos Données d'utilisation pour aider à garantir que ces messages sont personnalisés et pertinents pour vous ;
Vous pouvez paramétrer votre navigateur pour refuser tous les cookies de navigateur ou certains d’entre-eux ou vous avertir quand les sites Internet déposent des cookies ou accèdent à ces derniers. Veuillez noter que, si vous désactivez ou refusez les cookies, certaines parties de ce site Internet peuvent devenir inaccessibles ou ne pas fonctionner correctement ;
RÉFÉRENTS : nous utiliserons vos données personnelles uniquement pour vérifier un candidat.
PERSONNEL DE L’ENTREPRISE : nous utiliserons vos données personnelles uniquement pour poursuivre notre relation contractuelle avec votre employeur ou la personne qui vous a engagé.
Nous vous notifierons et vous expliquerons la base légale qui nous permet de procéder si nous avons besoin de vos données personnelles dans un but sans rapport avec le but d’origine.
Nous pouvons partager vos données personnelles avec les entités suivantes aux fins mentionnées à la section 13 :
Nous n'autorisons pas nos fournisseurs tiers à utiliser vos données personnelles à leurs propres fins et ne les autorisons qu’à traiter vos données personnelles à des fins spécifiques et conformément à nos instructions qui incluent la présente politique de protection des données.
Type de données personnelles : Les données personnelles décrites à la section 8 ci-dessus.
Base légale pour la collecte, le traitement et l’utilisation :
Intérêt légitime. Nous considérons qu’il est raisonnable d’assumer que, si vous recherchez un emploi ou avez posté votre CV professionnel sur un site de recherche d’emploi ou un site de mise en réseau professionnel, vous acceptez que nous collections et utilisions autrement vos données personnelles pour vous offrir ou procurer nos services de conseil, partager ces informations avec des clients éventuels et évaluer vos compétences en les comparant à notre liste de postes vacants. Une fois qu’il semble probable que vous puissiez obtenir le poste, votre client éventuel peut aussi vouloir vérifier à nouveau toute information que vous nous avez donnée (comme les résultats d’évaluations psychométriques ou de tests de compétences) ou confirmer vos références, qualifications ou casier judiciaire, dans la mesure où cela est approprié et conformément aux lois locales. Nous considérons également que vous attendez de nous une relation continue sur un certain nombre d'années et la poursuite du maintien de vos données à condition que nous entretenions un contact périodique raisonnable avec vous ou jusqu’à ce que vous nous informiez du contraire. Tout ceci est nécessaire afin que nous puissions fonctionner comme une entreprise à but lucratif et pour vous aider, vous et les autres candidats, à trouver les emplois que vous méritez.
Type de données personnelles : Données de vérification
Base légale pour la collecte, le traitement et l’utilisation : Intérêt légitime.
Nous considérons qu’il est raisonnable de contrôler les diplômes et qualifications des candidats dans les limites des lois locales applicables à condition que la sécurité des données personnelles soit assurée et que les données personnelles ne soient partagées qu’avec le client prenant la décision d’engager/d’employer ou non un individu.
Cependant, vous avez le droit de vous opposer à notre traitement de vos données personnelles sur cette base. Si vous souhaitez en savoir davantage sur comment procéder, veuillez lire la section 29 ci-dessous.
Type de données personnelles : Données de vérification
Base légale pour la collecte, le traitement et l’utilisation : Intérêt légitime.
Quelles données personnelles sont partagées : Les données personnelles décrites à la section 8 ci-dessus.
But du partage : En rapport avec notre prestation de services de recrutement.
Base légale pour le partage : Intérêt légitime.
Quelles données personnelles sont partagées : Les données personnelles décrites à la section 8 ci-dessus.
But du partage : Respecter nos exigences légales et réglementaires relatives à la conformité fiscale et financière.
Base légale pour le partage : Conformité légale.
Quelles données personnelles sont partagées : Les données personnelles décrites à la section 8 ci-dessus.
But du partage : En rapport avec notre prestation de services de conseils.
Base légale pour le partage : Intérêt légitime.
Quelles données personnelles sont partagées : Données de vérification
But du partage : Vérification des informations à condition que votre candidature soit acceptée à tout poste où la candidature de nos candidats est acceptée.
Base légale pour le partage : Intérêt légitime.
Nous pouvons partager vos données personnelles avec les nouveaux propriétaires (éventuels) de l’activité ou de l’entreprise si notre groupe fusionne avec ou est acheté par une autre activité ou entreprise à l'avenir (ouades discussions sérieuses sur une telle possibilité).
Quelles données personnelles sont partagées : Les données personnelles décrites à la section 8 ci-dessus.
But du partage : Vous garantir la prestation de conseil et des services associés.
Base légale pour le partage : Intérêt légitime.
Fournisseurs et plateformes technologiques de marketing.
Quelles données personnelles sont partagées : Les données personnelles décrites à la section 8 ci-dessus.
But du partage : En rapport avec notre prestation de services de recrutement.
Base légale pour le partage : Intérêt légitime.
Clients éventuels avec qui nous travaillons qui peuvent vous offrir un poste au sein de leur organisation.
Quelles données personnelles sont partagées : Les données personnelles décrites à la section 8 ci-dessus.
But du partage : Vous assister dans l'obtention d’un nouveau poste.
Base légale pour le partage : Intérêt légitime.
Fournisseurs de services de paye.
Quelles données personnelles sont partagées : Les données personnelles décrites à la section 8 ci-dessus.
But du partage : En rapport avec notre prestation de services de conseil.
Base légale pour le partage : Intérêt légitime.
Tiers qui nous assistent dans la prestation de notre processus de vérification d’embauche.
Quelles données personnelles sont partagées : Les données personnelles décrites à la section 8 ci-dessus.
But du partage : Nous considérons qu’il est raisonnable de contrôler les diplômes et qualifications des candidats dans les limites des lois locales applicables à condition que la sécurité des données personnelles soit assurée et que les données personnelles ne soient partagées qu’avec le client prenant la décision d’engager/d’employer ou non un individu. Cependant, vous avez le droit de vous opposer à notre traitement de vos données personnelles sur cette base. Si vous souhaitez en savoir davantage sur comment procéder, veuillez lire la section 29 ci-dessous.
Base légale pour le partage : Intérêt légitime.
En général, nous ne transférons pas vos données personnelles en dehors de l’EEE.
Les données personnelles que nous collectons auprès de vous peuvent être transférées en dehors de l’EEE soit par nous et/ou l’un des tiers auxquels vos données personnelles peuvent être divulguées comme mentionné à la section 13. De tels transferts n'auront lieu que si nécessaire dans le cadre du recrutement et/ou des services intermédiaires s’y rapportant que nous fournissons, p. ex. quand vous postulez pour un poste vacant ou un poste en dehors de l’EEE ou quand le transfert est autorisé par la loi.
Nous, nos fournisseurs tiers de stockage de données et/ou les tiers auxquels nous pouvons divulguer vos données personnelles, pouvons stocker vos données personnelles sur un serveur à l’étranger.
Si nous transférons vos données personnelles en dehors de l’EEE, nous nous assurerons que des sauvegardes appropriées sont prises, p. ex. en utilisant des accords contractuels approuvés, à moins que certaines exceptions s'appliquent ou que nous soyons autorisés à le faire.
Nous vous fournirons les détails des sauvegardes que nous avons mises en place si vous souhaitez les connaître.
Nous conservons vos données personnelles dans une combinaison de locaux de stockage sécurisés et de fichiers papiers.
Nous mettons en place un niveau de sécurité approprié autour de vos données personnelles, incluant la protection contre le traitement non autorisé ou illégal et contre la perte accidentelle, la destruction ou l’endommagement de celles-ci.
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles permettant d’assurer un niveau de sécurité approprié au risque de préjudice pouvant résulter d’un traitement non autorisé ou illégal, d’une perte, destruction, altération accidentelle ou illégale, d'un accès (ou d'une divulgation) non autorisé(e) ou d'un endommagement de vos données personnelles, y compris ce qui suit :
Nous limitons l’accès à vos données personnelles aux employés, agents, contractants et autres tiers dont l’activité nécessite la connaissance de ces données personnelles. Ils ne traiteront vos données personnelles que selon nos instructions et via les contrôles d'accès mentionnés ci-dessus. Ils sont également soumis à un devoir de confidentialité.
Nous nous sommes accordés sur des mesures relatives à la sécurité avec les tiers avec lesquels nous partageons vos données personnelles pour garantir qu’elles sont traitées conformément à notre sauvegarde de vos données personnelles.
Nous mettons aussi en place des procédures pour gérer toute violation suspecte des données personnelles et nous vous informerons et informerons toute autorité de contrôle applicable quand la loi l’exigera de nous.
Si vous suspectez tout abus ou toute perte vos données personnelles ou tout accès non autorisé à celles-ci, veuillez nous en informer immédiatement en nous contactant.
Nous ne conserverons vos données personnelles que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles nous les avons collectées, y compris pour répondre à toute exigence légale, comptable ou d’établissement de rapports.
Nous supprimerons vos données personnelles de manière appropriée et sécurisée quand celles-ci ne seront plus nécessaires.
Pour déterminer la période de conservation appropriée pour les données personnelles, nous considérons les facteurs suivants :
Sur la base de ces facteurs, nous avons déterminé que les périodes de conservation suivantes devraient s’appliquer concernant les données personnelles des catégories d'individus suivantes (sauf exigence contraire de la loi ou de toute autorité de contrôle des données ou tout organisme de réglementation) :
Candidats Recrutés – quand nous vous avons placé chez l’un de nos clients, nous conservons vos données personnelles tant vous serez salarié du groupe Ekkiden ou d’une entité du groupe Elca.
Nous continuerons de traiter vos données personnelles de la manière habituelle jusqu’à deux ans après le dernier contact significatif avec vous (ou pour une période plus longue pendant laquelle nous considérons, en toute bonne foi, que les circonstances et la loi autorisent de continuer avec un l'intérêt légitime). Un contact significatif peut inclure le fait qu’un employé vous contacte directement par téléphone ou que vous receviez un e-mail de nous vous rappelant que nous détenons vos informations personnelles et vous demandant de nous informer si vous n’êtes plus intéressé à recevoir de nouvelles offres.
Passé ce délai, vos données personnelles ne seront plus accessibles immédiatement depuis nos systèmes en direct ou seront archivées. Par conséquent, vous ne recevrez plus de marketing de notre part et nos employés ne pourront plus accéder facilement à vos informations. Si, après une année supplémentaire, vous n'avez ou nous n'avons pas rétabli la communication, vos données personnelles que nous détenons seront supprimées, excepté les informations d'identification, les informations relatives à vos projets réalisés par notre intermédiaire, les enregistrements de tout paiement qui vous a été versé ou les charges que nous avons déduites. Nous conservons ces informations pendant 7 ans après la date de votre dernier contrat. Nous conservons ces informations en cas de réclamation légale ou d’enquête fiscale.
Candidats non recrutés – Si nous ne sommes pas parvenus à vous trouver un emploi nous continuerons de traiter vos données personnelles de la manière habituelle jusqu'à deux ans après le dernier contact significatif entre nous (ou pour une période plus longue pendant laquelle nous considérons, en toute bonne foi, que les circonstances et la loi autorisent de continuer avec un intérêt légitime).
Passé ce délai, vos données personnelles ne seront plus accessibles depuis nos systèmes en direct. Par conséquent, vous ne recevrez plus de marketing de notre part et nos consultants ne pourront plus accéder facilement à vos informations. Si, après une année supplémentaire, vous n'avez ou nous n'avons pas rétabli la communication, vos données personnelles que nous détenons seront supprimées.
Nous les supprimerons dans l’étendue nécessaire dans le cas où nous avons placé ou non un candidat, quand nous considérons que la détention de vos données personnelles ne constitue plus un intérêt légitime.
Utilisateurs du site Internet – nous garderons vos données personnelles jusqu’à deux ans après votre dernière utilisation de nos sites Internet ou de votre navigation autour de ceux-ci ;
Référents– nous garderons vos données personnelles tant que le candidat dont vous êtes le référent est recruté chez nous. S’il quitte ce poste, nous conserverons vos données personnelles pendant deux ans supplémentaires après cette date ; et
Personnel de l’entreprise – nous conserverons vos données personnelles tant que l’entité pour laquelle vous travaillez est en relation avec nous d'une manière quelconque. Si vous mettons fin à notre relation avec cette entité pour une raison quelconque, nous garderons vos données personnelles pendant 7 ans supplémentaires après cette date.
Données personnelles relatives aux condamnations pénales et aux infractions (uniquement Royaume-Uni) – nous ne pensons pas que nous traiterons l’un de ces types de données personnelles. Quand nous effectuons les contrôles de condamnations pénales, nous ne traitons que les informations binaires pour savoir si un candidat a une condamnation pénale dans la catégorie d’infractions pour laquelle nous avons effectué un contrôle. Les catégories que nous recherchons généralement sont le vol, la fraude, l'abus de confiance et les crimes financiers. Quand nous découvrons qu’un candidat a eu une telle condamnation pénale, nous retirons cet individu de tout processus de recrutement et détruirons cette information binaire immédiatement.
Dans certaines circonstances, vous pouvez nous demander de supprimer vos données personnelles. Veuillez consulter le Droit à l’effacement ci-dessous pour obtenir des informations supplémentaires.
Nous conserverons et utiliserons les Données rendues anonymes sans en vous avertir davantage.
Nous prenons des mesures raisonnables pour garantir que vos données personnelles sont exactes, complètes et mises à jour.
Nous pouvons vous contacter de temps à autre pour vérifier que les données personnelles sont encore correctes.
Veuillez nous informer de toute modification dans vos informations dès que raisonnablement possible, afin que nous puissions respecter notre engagement en matière d’exactitude, d’exhaustivité et d'actualité.
Nous dressons ci-dessous une liste des droits légaux de tous les individus en vertu des lois sur la protection des données en rapport avec notre traitement de vos données personnelles. Ils ne s'appliquent pas en toute circonstance :
Procédures pour exercer vos droits légaux
A qui puis-je poser des questions concernant la présente politique ? Nous contacter simplement pour nous poser toute question relative à la présente politique de protection des données ou toute donnée personnelle que nous pouvons détenir.
Puis-je vous demander d’arrêter d'utiliser mes données personnelles ? Vous avez des droits légaux concernant vos données personnelles. Veuillez vous référer à la section 19 pour de plus amples informations sur vos droits légaux et la manière de les exercer.
Que devriez-vous faire en cas de modification de vos données personnelles ? Vous devriez nous le dire en contactant votre consultant afin que nous puissions mettre à jour nos fichiers.
Devez-vous nous procurer vos données personnelles ? Nous vous expliquerons clairement quelles données personnelles sont optionnelles et quelles données personnelles sont nécessaires à l’exécution de nos opérations. Veuillez nous le demander si nous ne vous le disons pas.
Annexe 1 - Prestataires de service tiers
Fournisseurs de stockage de données – nous stockerons toutes nos données au moins auprès de deux fournisseurs de stockage de données différents ;
Visiteurs de nos sites Internet – quand quelqu’un visite nos sites Internet, nous utilisons un service tiers, Google Analytics, Hubspot, Recruiterflow et différents sites de recherche d’emploi pour collecter des informations standard de la connexion Internet et des détails sur le comportement du visiteur. Nous faisons cela pour trouver des informations, telles que le nombre de visiteurs dans les différentes parties du site. Ces informations sont traitées uniquement d'une manière n'identifiant personne. En général, nous ne tentons pas et cherchons à empêcher les tiers de tenter de déceler les identités de ceux qui visitent notre site Internet, quand c’est possible. Si nous souhaitons collecter des informations personnellement identifiables via notre site Internet, nous serons francs sur ce point.
Nous indiquerons clairement quand nous collectons des informations personnelles et expliquerons ce que nous entendons en faire.